Прокурорские проверки исполнителей гособоронзаказа
Ведущий эксперт по защите информации
849
Если ваша организация работает с гособоронзаказом к вам обязательно придет прокуратура с проверкой. Для этого не обязательно что-то нарушать — прокурорские проверки исполнителей ГОЗ это плановое мероприятие, обязательное «приложение» к сотрудничеству с государством. Как правильно подготовиться и как себя вести, если прокурор идет с проверкой в вашу фирму?
Почему именно к вам?
Начнем с того, что проверка соблюдения законодательства в сфере гособоронзаказа — это абсолютно штатная ситуация. Ежегодно прокуратура составляет план проверок, в который входят предприятия и организации в том числе высокорисковых отраслей — предприятия, связанные с «оборонкой», фирмы с лицензией на государственную тайну и т.д. Это и есть причина проверки. Прокурор может проверять все фирмы из списка, рассылая шаблонные запросы или являясь в организацию с формальным визитом.
Бывают внеплановые проверки, причем здесь тоже не обязательно, что вы что-то нарушили: возможно, есть вопросы к контрагентам (заказчикам, министерству), и проверяют всю цепочку до конечного исполнителя госзакупки.
Если в определенный период есть необходимость в повышенном контроле определенной сферы, прокуратура тоже берет всех исполнителей на карандаш». Так, например, в 2020 году особенно тщательно контролировалось создание ковидных госпиталей и поставки медикаментов, и прокуратура держала этот вопрос на повышенном контроле.
Другие возможные причины:
- нарушение при исполнении контракта ГОЗ все-таки произошло, и вашу работу с госзаказами решили проверить в целом;
- контрагент обратился в прокуратуру, усмотрев нарушение своих прав в ваших действиях;
- всероссийская проверка по указанию Генпрокуратуры (например, всех исполнителей ГОЗ, всех исполнителей определенного вида контрактов и т.п.);
- ведется проверка по исполнению определенного контракта либо в отношении одного из участников контракта, и прокуратура проверяет всех, чтобы установить полную картину исполнения и возможных нарушений.
Основная задача прокуратуры — удостовериться, что госзаказ будет выполнен в срок, либо установить виновных в срыве сроков и неисполнении ГОЗ.
Что будут проверять?
Проверки бывают двух видов: документарные и выездные. Первая может ограничиться запросом документов, вторая предполагает выезд прокурора на объект: в офис или на производство, а также общение с представителем фирмы на месте.
Предметом прокурорской проверки являются:
- правильность заключения договора с исполнителем госконтракта;
- сроки и качество работ, выполняемых в рамках контракта ГОЗ;
- наличие и использование отдельного банковского счета;
- наличие лицензии ФСБ на гостайну и соблюдение правил работы с секретными сведениями на предприятии;
- наличие специальных лицензий на ВВТ, допусков к режимным объектам;
- наличие реальной возможности исполнить контракт и т.д.
При запросе документов важно руководствоваться правилом: предоставляем строго то, что запрошено, и не предлагаем ничего по собственной инициативе. Если запрос сформулирован некорректно (например, «предоставить все документы, имеющие отношение к контракту №…»), лучше связаться с отправителем запроса и уточнить конкретный список. Как правило, в левом нижнем углу запроса есть ФИО и контактный номер исполнителя — вот его и просим прислать уточненный запрос документов. Если прокурор устно перечисляет необходимые документы — также вежливо просим продублировать список в письменном виде, чтобы ваш исполнитель ничего не забыл и не перепутал.
Все копии документов предоставляем только согласно списку из письменного запроса. При ответе на запросы документов, содержащих гостайну, обязательно соблюдение всех нюансов секретного документооборота.
Бывает так, что прокурор сам точно не знает, какие документы ему нужны и может запросить то, чего у вашей фирмы нет и быть не может. Например, в торговую организацию приходят запросы на информацию о производственных мощностях. Здесь также следует связаться с прокурором, направившим запрос, и пояснить, что таких документов нет + отразить этот момент в письменном ответе на запрос. Так вы поможете проверяющим сориентироваться в характере вашей деятельности и покажете настрой на сотрудничество в ходе проверки.
При визите прокурора в офис желательно заранее продумать, какие документы он может попросить, заранее подготовить их и держать под рукой — так не придется суматошно обыскивать собственные шкафы и сейфы в поисках нужной бумаги и заодно демонстрировать проверяющим то, что им видеть не обязательно.
Встречать и сопровождать прокурора может как руководитель, так и специально подготовленный сотрудник, который:
- достаточно компетентен и может ответить на вопросы прокурора, не рассказав ничего лишнего;
- знает расположение помещений, вежливо и твердо предотвращает доступ те кабинеты, где проверяющим быть не следует;
- предотвращает нежелательные беседы персонала с проверяющими;
- умеет быстро сориентироваться, спокойной и правильно себя вести в различных ситуациях в ходе проверок.
Во избежание двусмысленных ситуаций и недопонимания всегда четко обозначайте формальный характер общения и предоставляйте документы только на письменный запрос. Никакого панибратства и наоборот, заискиваний, быть не должно, даже если в фирме выявлены нарушения.
Приглашать ли адвоката?
Еще один спорный момент: приглашение адвоката фирмы на время прокурорской проверки. Руководители фирмы считают, что это дополнительная гарантия соблюдения закона проверяющими и юридическая защита фирмы от возможных провокаций. Однако проверяющие зачастую расценивают приглашение адвоката или юриста на проверку как подозрительный фактор, признак того, что фирме «есть что скрывать» и проводят проверку более тщательно.
Здесь все зависит от того, насколько вероятны внештатные ситуации и санкции после проверки? Если есть риск, лучше привлечь адвоката заранее и подготовиться:
- проинструктировать сотрудников;
- проверить документы, которые предстоит направить прокурору или предоставить при визите в офис;
- проанализировать возможные вопросы и составить ответы на них;
- подготовить сопровождающего сотрудника хотя бы минимально, провести ликбез по процедуре выездной проверки прокурора;
- в случае выхода ситуации из-под контроля или при сомнениях срочно звонить адвокату (он должен быть готов прибыть в течение 10-15 минут).
Итак, в общении с прокуратурой важна доброжелательность и уважительное отношение, но без заискивания и излишней общительности. Запросили документы — предоставляем, спросили — отвечаем точно на поставленный вопрос. Как правило, этого достаточно, чтобы успешно пройти прокурорскую проверку в рамках исполнения гособоронзаказа.
Планируете выйти на рынок гособоронзаказа? Мы поможем оформить лицензию на гостайну и подготовиться к участию в закрытых госзакупках. Звоните!
