Правила на случай визита полицейской проверки в фирму
Ведущий эксперт по защите информации
268
От визита полицейских в офис не застрахована ни одна фирма. Даже если вы ведете бизнес предельно прозрачно, полицейская проверка может нагрянуть в ходе мероприятий в отношении фирмы-контрагента, по жалобе конкурентов или в связи с подозрениями налоговиков. Общие рекомендации при внезапной полицейской проверке: вызвать адвоката, не помогать (но и не препятствовать) сотрудникам полиции и фиксировать их действия на видео. Есть несколько превентивных правил, которые если и не спасут, то точно снизят возможные последствия для фирмы.
Первые действия при визите полиции
Проверка документов сотрудников полиции. Они обязаны представиться, предъявить удостоверения и сообщить основания для проверки фирмы. Если отказываются показать документы, вы вправе не впускать их в офис (т.к. их должностные полномочия не подтверждены) и вызвать полицию по факту попытки проникновения в помещение неустановленных лиц.
Если документы предъявлены, желательно переписать их данные (ФИО, должность сотрудников, номер и дата выдачи удостоверения). Это пригодится, если вы будете обжаловать действия проверяющих и оспаривать результаты проверки.
Проверка документов-оснований для визита полиции. Обычно это постановление о производстве обыска, выемки, осмотра помещений. Такое постановление тоже обязаны предъявить ДО проверочных мероприятий. Из документов можно узнать, в чем причина визита полицейских в компанию. Желательно выписать данные лица, выдавшего документ, и основание (например, номер уголовного дела), а в идеале — получить копию данного постановления.
Важный нюанс: обязательно сверяйте все данные компании, указанной в качестве объекта проверки. Иногда бывает так, что полицейские ошиблись адресом или даже фирмой, перепутав названия. Даже опечатка (техническая ошибка), допущенная в одной из букв/цифр реквизитов компании формально делает вашу фирму «другой», не подлежащей проверке. Сюда относятся ИНН, ОГРН, КПП, Пока ошибку будут исправлять, у вас будет время вызвать адвоката и подготовиться к визиту полиции в помещения офиса.
Удостовериться в полномочиях. Для этого желательно узнать данные и номер непосредственного начальника проверяющих лиц, позвонить и узнать, действительно ли они направлены сегодня на данный адрес и уполномочены проводить данную проверку. Иногда бывает, что сотрудники проявляют излишнюю самостоятельность и об их инициативе не знает ни начальник, ни лицо, «выдавшее» документ о проведении проверки.
Позаботьтесь о сотрудниках. Если нет прямого запрета (лучше выяснить сразу), желательно удалить рядовых сотрудников из офиса. Во-первых, излишне впечатлительные люди, да еще под моральным давлением людей в форме могут начать рассказывать то, что проверяющим необязательно знать. Во-вторых, полноценно работать во время проверки все равно невозможно. В-третьих, при наличии подозрений, что в личных телефонах персонала могут быть данные, представляющие интерес для проверки, (а подозрения всегда есть в наличии у полиции) возможно изъятие личных смартфонов и документов сотрудников, поэтому лучше, если работники заберут с собой все свои гаджеты. Часть сотрудников можно попросить остаться и присутствовать при всех действиях силовиков и фиксировать их на видео.
Что делать в ходе проверки
Первое, что нужно иметь в виду: вы не вправе препятствовать действиям сотрудников полиции, проводящим проверку. Однако не обязаны помогать им. Это тонкая грань, и особенно важно отслеживать ее, когда вам отдают приказы и требуют выполнить, угрожая расценить неповиновение как воспрепятствование. Чтобы уточнить, что вы обязаны делать, а что — нет, внимательно ознакомьтесь с предъявленными документами-основаниями: там четко указаны полномочия проверяющих.
Пример: при осмотре помещения сотрудники вправе осматривать все, к чему у них есть открытый доступ: платяные шкафы, столы сотрудников, документация в незапертом шкафу, информация на мониторе включенного компьютера… Предоставлять ключи от ящиков, вводить пароль для разблокировки ноутбука или открывать сейфы при осмотре вы не обязаны, даже если требуют. Самостоятельно копаться в шкафах и ящиках проверяющие не в праве, однако если по их требованию кто-то откроет шкаф или разблокирует компьютер и откроет файл — они вправе осмотреть их.
Обыск предполагает возможность взлома запертых помещений и хранилищ, ящиков, шкафов и т.д. До этого обязательно предложат добровольно открыть помещения или выдать ключи от ящиков, но отказ не станет препятствием для полиции. В ходе обыска изымут все, что может иметь отношение к делу или вызовет подозрение силовиков.
Выемка также позволяет получить доступ к вещам и документам без согласия владельца, однако действия полиции ограничены теми объектами, которые перечислены в постановлении о выемке.
Важный нюанс: если ваша компания с лицензией ФСБ работает с гостайной, лучше сразу предупредить силовиков о наличии в фирме документов ограниченного доступа и вызвать представителей режимно-секретного подразделения. Без допуска к государственной тайне и специального задания на доступ к секретным документам и носителям гостайны полицейские не вправе входить в отдельные помещения и вести проверочные мероприятия даже при наличии постановления на осмотр, обыск и выемку.
Фиксируйте действия полицейских и проверяйте составляемые документы. Желательно позаботиться о видеосъемке заранее, например, установить видеокамеры в помещениях, попросить сотрудников вести съемку действий каждого проверяющего или хотя бы включить диктофон. Так будет проще доказать возможные злоупотребления и нарушения процедуры проверки и обжаловать ее результаты.
Изъятие документов — только под опись + качественная упаковка. Изымать документы полицейские могут только в присутствии руководителя организации или ее представителя (полномочия должны быть подтверждены), а также двух понятых. Во избежание вброса лишних документов нужно тщательно проверить опись изымаемых бумаг: она должна содержать только те реквизиты документов, которые вы передали, а также быть заверена обеими сторонами и понятыми.
Иногда проверяющие бывают заинтересованы в исходе проверки, особенно если она инициирована конкурентами. В этом случае в деле может случайно появиться «лишний» документ, в компьютере — «любопытный» файл. Во избежание фальсификации доказательств нужно все фиксировать в описи как можно конкретнее (вплоть до количества страниц в изымаемом документе), запечатывать документы в коробки, обклеивать скотчем и опечатывать с подписями сторон. Если изымают компьютер и иную технику, проследите, чтобы ее опечатали так, чтобы исключить внесение изменений во внутренние носители информации (например, опломбировали системный блок).
Итоговый протокол: внимание к деталям. Внимательно читайте то, что зафиксировано в протоколе. Малейшие неточности могут быть истолкованы не в пользу фирмы, поэтому если считаете, что полиция не отразила что-то важное — впишите это в замечаниях к протоколу. Не согласны с действиями, заметили нарушения — пишите замечания. Не доверяйте тому, что «зачитано вслух» — читайте документ сами и пишите в замечания все, что считаете важным и имеющим значение в данной проверке. Протокол должен быть подписан всеми сторонами.
Как обезопасить фирму
Совсем защититься от проверок не получится. Однако можно свести к минимуму риски того, что в помещениях офиса будет найдено что-то «подозрительное», а также усложнить полицейским сбор доказательной базы против вас.
- наладить удаленное хранение «первички» и других документов — совершенно законно можете хранить организационные, налоговые и финансовые документы, а также первичную рабочую документацию по другому адресу.
- ввести режим коммерческой тайны в отношении особо важных документов. Здесь главное — юридически правильно оформить защиту таких сведений. Более подробно о процедуре введения коммерческой тайны на предприятии мы уже писали.
- перейти на удаленное хранение и обращение информации на внешних носителях или серверах. Лучше вообще не хранить данные и важные файлы на жестких дисках компании, которые можно физически изъять из офиса. Сервер должен быть установлен в отдельном помещении, информация защищена от стороннего доступа, должна быть возможность быстро удалить её или перевести на другой защищенный сервер.
- проследить и проинструктировать сотрудников, чтобы в помещениях офиса не было печатей и учредительных документов других фирм, а на компьютерах компании не изготавливались документы и файлы других организаций. Все это — повод заподозрить фирму в создании сети фирм- «однодневок» и налоговых махинациях. Шкафы, ящики, сейфы должны быть закрыты, на столе и в свободном доступе тот минимум документов, с которыми работаете прямо сейчас. Запретить сотрудникам хранить большие суммы наличности в офисе.
- периодический инструктаж сотрудников: как вести себя в ходе внезапной проверки, что отвечать и т.д. В идеале часть сотрудников должна самостоятельно покинуть офис, не забывая на столе смартфоны и сумки с личным имуществом, а часть — остаться и наблюдать за действиями проверяющих во избежание злоупотреблений.
- заручиться поддержкой хорошего адвоката, найти телефоны УСБ и прокуратуры. Все должно быть под рукой, адвокат должен быть в курсе вашего бизнеса и способен приехать по первому звонку как можно быстрее. Звонок в УСП или прокуратуру поможет, если проверяющие превышают свои полномочия или не реагируют на законные замечания представителей фирмы, отказываются предъявлять документы на проверку и подпись, пытаются нарушить процедуру проверочных мероприятий и т.д.
В условиях повышенного внимания к бизнесу и жестких конкурентных «войн» лучше заранее приготовиться к подобным проверкам, повысить свою юридическую грамотность и заручиться поддержкой хорошего адвоката.
