Секретный документооборот переводят в «цифру»

Дата публикации: 9 декабря 2023

Вадим Владимирович Петров
Ведущий эксперт по защите информации

222

В практику секретного документооборота в рамках закрытых госзакупок вносятся изменения: с 2021 года обмен с Минфином документами, содержащими государственную тайну, может производиться через ГИС «Электронный бюджет». Это позволит значительно ускорить обмен документацией о выполнении закрытых госзакупок и перечислении оплаты за них. До этого вся секретная документация велась в бумажном виде и пересылалась спецпочтой или нарочным, имеющим соответствующий допуск.

Переход на «цифровые рельсы» в сфере государственных финансов началось в 2015 году с создания государственной интегрированной системы « Электронный бюджет». Нынешние изменения в правила секретного документооборота продиктованы дальнейшей цифровизацией системы: таким образом подписывать документы о приемке товаров, работ и услуг по закрытым госконтрактам становится гораздо проще, как и инициировать перевод денежных средств на счет исполнителя. Это решит проблему затягивания расчетов с подрядчиками и сроков приемки работ.

Как проводится секретный документооборот в электронной форме

Для обмена секретной документацией предусмотрено визирование цифровой подписью и пересылка с защищенного автоматизированного рабочего места (АРМ).

Статья по теме: Аттестация помещения для работы с гостайной

Для создания и сертификации защищенного автоматизированного рабочего места Минфин планирует закупить оборудование и ПО, предназначенное для использования в министерствах, ведомствах, госкорпорациях. Несмотря на существенные затраты, в долгой перспективе переход на электронный секретный документооборот позволит сократить сроки и трудозатраты при обмене документами с грифом секретности. Сейчас всем сотрудникам, кто «контактирует» с такими документами и сведениями, необходимо оформить допуск к государственной тайне, привлекать фельдъегерей, задействовать режимные помещения и выполнять другие требования обеспечения секретности. При переходе на «цифру» достаточно будет одного сотрудника с допуском и одного рабочего места, аттестованного по требованиям безопасности информации.

Главная задача при переводе секретного документооборота в электронный формат — защита гостайны на должном уровне, а также учет всех лиц, кто ознакомился с конкретным документом, содержащим гостайну. Порядок обмена и ознакомления со сведениями зависит от степени секретности, для изучения и временного хранения используются спецпомещения, проверенные на предмет всевозможных утечек информации. Информационные системы мало похожи на «физическое» пространство, здесь все процессы и их контроль идут по-другому.

Как обеспечат секретность

В соответствии с правилами работы объектов критической информационной инфраструктуры (а именно к ним будут относиться те самые АРМ) защищенные компьютеры и ноутбуки, на которых работают с секретными документами, могут быть подключены к интернету с соблюдением всех требований информационной безопасности, и требования довольно жесткие. Сейчас гостайна циркулирует либо по внутренним сетям организации, либо посредством системы межведомственного документооборота по защищенным каналам связи. Рабочие места выполнены с соблюдением требований ФСБ и ФСТЭК России, причем требования защиты и исполнения АРМ тоже засекречены. Правила требуют, чтобы работа с электронными документами, содержащими государственную тайну, велась только на сертифицированном оборудовании с отечественным лицензионным ПО, а сама ГИС должна быть аттестована ФСБ и ФСТЭК. Система «Электронный бюджет» соответствует всем этим требованиям.

В целях ведения электронного секретного документооборота будет упрощен доступ к работе в системе для разных категорий пользователей. Можно будет настраивать разные уровни доступа сотрудникам, перезаписывать данные о том, кто и с каким документом работал в конкретный промежуток времени. В целом документооборот с использованием «Электронного бюджета» станет проще.

Статья по теме: Сотрудники как уязвимость в защите секретной информации

Специалисты отмечают, что можно идеально защитить и настроить работу компьютеров и программ, но всегда остается «слабое звено» в защите гостайны — сотрудники. Люди — часть информационной системы, и от уровня их ответственности зависит степень защищенности всех остальных звеньев. Чтобы перевод в цифровой формат электронного документа заработал так, как задумано, Минфин должен обеспечить не только оборудование АРМ, но и ответственный подход каждого сотрудника к работе в системе и соблюдению режима секретности.

Хотите получить лицензию ФСБ на работу с гостайной, а с ней — доступ к закрытым госзакупкам? Мы поможем подготовиться к лицензированию или предложим срочный вариант — готовое ООО с лицензией ФСБ на государственную тайну. Звоните!

Нужна консультация по новости?

Проконсультироваться